Waktu yang ideal untuk mulai membuat rencana tahunan Public Relation adalah bulan November dari tahun sebelumnya. Bagi banyak organisasi itu terlambat, berarti Anda menghabiskan kuartal pertama tahun dengan mengejar, atau terburu-buru melaluinya sebagai latihan memenuhi persyaratan dan tidak merasakan manfaat sepanjang tahun.
Sebuah rencana tahunan yang sukses melibatkan sedikit dasar kerja sebelum Anda mulai mengisi rincian di kalender. Berdasarkan buku Strategic Communications: The Science Behind the Art, penelitian harus mencakup unsur-unsur berikut:
1. Tujuan yang jelas
Hampir mustahil untuk mencapai hasil PR yang optimal tanpa tujuan obyektif dan pendukung yang jelas. Tujuan komunikasi harus selalu mendukung tujuan bisnis, berkonsultasi dengan tim penjualan dan operasional pada apa yang mereka seting untuk dicapai di tahun mendatang. Aksi yang harus dilakukan adalah dengan membuat dokumen rencana tahunan PR dan menulis tujuan Anda di dalamnya. PowerPoint berguna untuk membuat rencana yang mudah untuk diubah.
2. Pesan-pesan Kunci
Setelah tujuan telah ditetapkan, tim PR dan Komunikasi harus bekerja dengan rekan-rekan mereka di seluruh operasional dan departemen penjualan guna mengasah pesan-pesan kunci untuk tahun ini. Maksimal tiga pesan kunci harus ditetapkan, dan semua aktivitas PR untuk tahun ini harus mendukung pesan-pesan kunci. Aksi yang harus dilakukan adalah dengan mengatur pertemuan dengan rekan yang relevan dan memutuskan tiga pesan kunci Anda untuk tahun depan, dan mendokumentasikannya dalam rencana.
3.Target Media
Website, acara TV, radio, koran dan majalah apa yang cenderung membicarakan perusahaan Anda? Kembali ke profil pelanggan Anda untuk memutuskan apa yang mungkin untuk bekerja. Apakah mendekati target pasar berdasarkan wilayah, misalnya, “Kami bertujuan untuk mengembangkan bisnis kami di Amerika Latin”, atau berdasarkan segmen seperti “Kami bertujuan untuk mengembangkan bisnis di kalangan perempuan usia milenium”. Aksi yang harus dilakukan dengan membuat daftar semua outlet media yang relevan dalam spreadsheet, bersama dengan profil sosial dan rincian kontak mereka, yang akan ditambahkan ke rencana.
4. Pengumpulan Kecerdasan
Kebanyakan media dapat memberikan media kit yang menyajikan rincian fokus serta audien dan sirkulasi mereka. Banyak juga yang memberikan daftar dari fitur rencana mereka untuk dijalankan di tahun berikutnya. Dengan ini, Anda dapat melihat peluang yang relevan baik dan memanfaatkan mereka. Aaksi yang dilakukan adalah dengan Mengumpulkan media kit untuk setiap publikasi termasuk rincian target audience, tenggat waktu dan yang paling penting fitur ke depan.
5. Relasi Media
Untuk saat ini, hal yang paling penting adalah mengetahui siapa wartawan dan influencer lain yang tepat, dan bagaimana mereka dapat dihubungi. Tidak peduli seberapa sempurna lemparan jika itu sampai ke orang yang salah. Menyertakan profil sosial adalah ide yang baik, karena nomor telepon dan alamat email wartawan dapat berubah jika mereka beralih dari satu media ke yang lain, tapi profil sosial cenderung sama. Aksi yang harus dilakukan adalah membuat daftar wartawan nasional dan perdagangan termasuk rincian kontak dan profil sosial mereka.
Setelah dasar kerja di atas selesai, saatnya untuk memulai penjadwalan sesuatu ke dalam kalender Anda. Meskipun kalender 12 bulan dianjurkan, pendekatan per kuarta mungkin akan lebih berguna, tergantung pada industri. Melalui tahun kalender, dari bulan ke bulan, menandai tanggal-tanggal penting. Berikut adalah beberapa yang harus Anda masukkan:
- Tanggal Penting Perusahaan
Tanggal level tinggi untuk disertakan di sini mungkin menjadi awal dan akhir dari tahun finansial, tenggat waktu anggaran, perkiraan peluncuran produk, ulang tahun organisasi dan acara tahunan utama.
- Liburan
Hari apa Natal pada tahun ini? Tanggal berapa anak-anak libur sekolah? Hal-hal ini berdampak pada karyawan serta konsumen Anda sendiri.
- Aktivitas PR Terencana
Menggunakan kode warna, menandai pers rilis yang direncanakan, wawancara, posting sosial media, kampanye iklan dan aktivitas blog
- Event yang direncanakan
Tandai pameran yang rencananya akan dihadiro organisasi, serta konferensi dan peluang menjadi pembicara. Apakah perusahaan mengadakan konferensi penjualan, sebuah konferensi tahunan, atau latihan membangun tim perusahaan?
Sekarang, catat bagaimana Anda akan melakukannya masing-masing. Mungkin membuat siaran pers dan posting di situs web Anda (media yang dimiliki), kirimkan ke kontak media Anda untuk mendapatkan liputan media dan berbagi di situs sosial. Mungkin itu adalah proyek yang sangat visual, sehingga Anda akan lebih fokus pada fotografi atau video, atau jika terdapat banyak angka, mungkin Anda memutuskan menggunakan infographic.
Pastikan rencana Anda memasukkan cakupan sepanjang tahun, dan itu akan mengenai setiap audien dalam beberapa cara yang berbeda. Melihat setiap proyek secara individual dan terus bertanya pada diri sendiri – apa cara terbaik untuk menjangkau audien ini? Media apa yang akan mendapatkan respon yang kuat dari mereka? Jangan hanya menempel dengan siaran pers -meski hal itu masih menjadi tool dalam setiap kit PR, dunia telah pindah dan begitu juga kita.
ditulis untuk Advo Indonesia, Public Relations Agency, Jakarta, Indonesia)
