(materi ini ditulis untuk advo indonesia public relations agency jakarta indonesia)
Bagi para public relations, kemampuan komunikasi identik dengan bagaimana cara bicara di depan umum. Mulai dari pitching ke klien, konferensi pers, atau acara-acara lain yang sifatnya formal. Padahal ada satu hal mendasar dari komunikasi yang sering kita lupakan, basa-basi.
Walaupun kedengarannya seperti kultur yang Indonesia sekali, dan mungkin PR agency yang berada di kota besar seperti Jakarta sudah mulai enggan mengaplikasikannya, basa-basi punya peran penting dalam ilmu komunikasi.
Mengapa basa-basi jadi begitu penting?
Salah satu dasar komunikasi adalah bagaimana membangun obrolan. Di ranah public speaking ada istilah ice breaking, yang tujuannya sesuai namanya “meruntuhkan batu” dalam hal ini tentunya orang-orang supaya bisa lebih enak kita ajak bicara. Hal ini di ranah public relations juga semacam sebuah skill tidak tertulis saat bertemu dengan klien dan calon klien, jurnalis, KOL, atau pihak-pihak yang nantinya akan bekerja sama dengan PR agency.
Nah, biasanya pertemuan awal bahkan pertemuan pertama adalah kunci apakah kita akan mendapat kesempatan berlanjut ke meeting-meeting berikutnya, atau selesai di situ. Nah ada framework yang akan sangat cocok untuk proses ini dan secara keilmuan bernama “Asking better questions”.
Tujuannya tentu saja seperti kita bahas sebelumnya, pertanyaan yang baik adalah kunci dari obrolan untuk mencapai tujuan sebagai public relations yang bekerja untuk PR agency, entah itu leads, dan banyak hal-hal lain yang potensial mendatangkan keuntungan.
Storytelling dalam bertanya
Seorang public relations yang baik cenderung akan memulai percakapan dengan, “Eh, sekarang kayaknya lagi sibuk (aktivitas xxx)” dan bisa kita lanjutkan dengan “wah berarti sering ke (tempat xxx) atau banyak pakai (benda xxx)”. Sementara sebaliknya, kalau pertanyaan ini berhenti di jawaban yang sifatnya “yes or no” alias ya atau tidak. Misalnya, “Sudah makan belum?” atau “Selesai belum pekerjaannya?”.
Boleh jadi kita terbawa ritme kota besar seperti Jakarta, atau kota-kota besar lain di Indonesia yang identik dengan kecepatan. Tapi dalam berbicara alias ngobrol kita tidak perlu ikut “berlari”. Biasanya kita sudah punya daftar pertanyaan yang tidak tertulis dan jangan terlalu cepat berpindah antar pertanyaan.
Kalau orang di depan menjawab “Wah lagi banyak ngulik soal AI nih…,” ,maka jaga alur pembicaraan untuk lawan bicara mengelaborasikan jawaban. Dari pertanyaan soal AI tadi bisa kita lanjutkan ke “Oh pakai tools xxx (namanya),” dan bisa juga bersambung ke “Eh itu punyanya si X,” atau “Klien lama kan yah,”. Follow up questions yang tepat berpotensi mendatangkan percuanan.
Tentukan Tujuan yang Spesifik
Saat bertemu dengan media atau KOL, public relations ataupun PR agency dengan klien-kliennyapasti punya tujuan untuk mengamplifikasi informasi. Entah lewat press release, press conference atau campaign. Sebelum menyodorkan hal-hal yang transaksional tadi bisa kita mulai dengan “Eh sekarang lagi ramai (tren xxx) yah. Kalau baru mulai nyemplung ke situ, enaknya dari mana yah?”. Model obrolan seperti ini akan lebih efektif dan memancing banyak cerita daripada sekadar “Eh ini menarik nggak sih,?”
Proses berikutnya yang nggak kalah pentingnya adalah memberikan ruang untuk menyampaikan apa yang ada di isi kepalanya. Misalnya, “Eh iya sekarang masih relevan nggak sih konten-konten yang kiblatnya Jakarta?”. Lagi-lagi, sebagai public relations yang baik, jaga porsi kita untuk memberikan opini. Selipkan saja sebagai insight tambahan supaya cerita utama datang dari lawan bicara.
Menuju penutup dari strategi meningkatkan kualitas obrolan kita dari awal jangan lupa untuk sering melakukan kontak mata (eye contact) karena ini adalah representasi kita percaya diri atau tidak. Berikutnya, seberapa energi kita waktu ngobrol adalah bentuk dari ketertarikan dan keseriusan dalam mengeksplorasi obrolan. Terakhir, jangan lupa untuk memainkan emosi dalam diri utamanya senyum tipis supaya obrolan makin mantap. (*)
